Schutz von Hinweisgebenden

Wesentliche Auswirkung und ihr Zusammenspiel mit der Strategie und dem Geschäftsmodell

Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell

Der Schutz von Hinweisgebenden gehört zum Verständnis von Integrität und Compliance und ist somit ein Teil der regenerate+.

Der Volkswagen Konzern fördert den Einfluss seiner positiven Auswirkung auf sein Geschäftsmodell und die Wertschöpfungskette über verschiedene Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebenden. Diese sollen die Erhaltung und Stärkung der positiven Auswirkung ermöglichen, insbesondere durch Schulungen zum Hinweisgebersystem und Konsequenzen bei Fehlverhalten.

Managementkonzepte: Schutz von Hinweisgebenden

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, des Code of Conduct sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat im Volkswagen Konzern oberste Priorität. Der Erfolg des Volkswagen Konzerns basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten der eigenen Beschäftigten oder denen von Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb betreiben die Aufklärungs-Offices des Volkswagen Konzerns unter anderem ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem, um ein mögliches Fehlverhalten von Beschäftigten untersuchen und gegebenenfalls ahnden zu können. Das Hinweisgebersystem wird in verschiedenen Richtlinien des Volkswagen Konzerns adressiert, insbesondere im Code of Conduct und Code of Conduct für Geschäftspartner. Diese sind auf der Webseite des Volkswagen Konzerns frei zugänglich. Darüber hinaus verfügt der Volkswagen Konzern mit einer Konzernrichtlinie und Verfahrensordnung für den Beschwerdemechanismus über ein Konzept zum Schutz von Einzelpersonen gegen Vergeltungsmaßnahmen, das auch Arbeitnehmervertreter umfasst.

Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensethik und basiert auf den Prinzipien von Schutz, Fairness und Vertrauen. Das Hinweisgebersystem dient als zentrale Anlaufstelle, um schwerwiegende Regelverstöße von Beschäftigten des Konzerns sowie von Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern zu melden. Hinweise auf mögliche Regelverletzungen können alle Beschäftigten des Konzerns, Geschäftspartner und deren Arbeitskräfte, Kundinnen und Kunden sowie weitere Dritte jederzeit melden – auf Wunsch auch anonym.

Die Meldekanäle sind rund um die Uhr verfügbar. Meldungen können in allen Sprachen abgegeben werden. Dazu zählen unter anderem ein Online-Meldekanal, der Meldungen in über 60 Sprachen entgegennimmt, eine App, eine internationale 24-Stunden-Telefonhotline und ein externer Rechtsanwalt, der als Ombudsperson fungiert. Gemeldet werden können insbesondere Wirtschafts-, Korruptions- und Steuerstraftaten, Umweltstraftaten, Verstöße gegen kartell- und wettbewerbsrechtliche Vorschriften, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Produktsicherheits- und Zulassungsvorschriften und erhebliche Verstöße gegen den Datenschutz. Darüber hinaus dient das Hinweisgebersystem mit seinen Kanälen auch zur Abgabe von Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)-relevanten Sachverhalten aus dem eigenen Geschäftsbereich oder der Lieferkette.

Die Meldekanäle werden sowohl in allen Compliance-Pflichtschulungen als auch durch andere Kommunikationsformate den Beschäftigten vermittelt. Beschäftigte können sich mit ihren Anliegen grundsätzlich auch an die innerbetriebliche Arbeitnehmervertretung wenden. Weitere Informationen hierzu sind im Kapitel „Beschäftigte und Fremdarbeitskräfte“ unter „Verfahren: Einbeziehung der Beschäftigten und Arbeitnehmervertreter in Bezug auf Auswirkungen“ zu finden.

Neben diesen vom Volkswagen Konzern selbst betriebenen Beschwerdekanälen sind auch externe Beschwerdemechanismen verfügbar, wie beispielsweise das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Beim Volkswagen Konzern eingehende Hinweise werden in das Hinweisgebersystem überführt und dort weiterbearbeitet.

Das Hinweisgebersystem gilt für den Volkswagen Konzern und wurde vom Konzernvorstand eingeführt. Mit verbindlichen Grundsätzen und geregelten Verfahren soll das Hinweisgebersystem Schaden vom Unternehmen, von der Gesamtbelegschaft und weiteren Stakeholdern abwenden. Ein weiteres Ziel des Hinweisgebersystems ist der Schutz der Hinweisgebenden sowie aller Personen, die dazu beitragen, Fehlverhalten und Regelverstöße aufzudecken, zu untersuchen und abzustellen.

Im Hinweisgeberprozess zur Meldung, Untersuchung und Sanktionierung von Mitarbeiterfehlverhalten spielen Abteilungen eine zentrale Rolle, die als Key Contact Points (KCP) fungieren. Diese Abteilungen sind häufig die ersten Anlaufstellen für Meldungen über mögliche Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften oder den Code of Conduct. Zu den Ansprechpartnern der Abteilungen gehören zum Beispiel lokale Compliance-Beauftragte, interne Auditoren, Vertretende der Personalabteilung sowie Entscheidungs- und Eskalationsausschüsse für Produktsicherheit und technische Konformitätsvorschriften.

Verantwortlich für die Koordination des konzernweiten Hinweisgebersystems ist das Zentrale Aufklärungs-Office in Wolfsburg. Dort werden die Hinweise bearbeitet, die die Volkswagen AG und deren Tochtergesellschaften ohne eigenes Aufklärungs-Office betreffen, sowie Hinweise mit Relevanz für den Volkswagen Konzern. Die AUDI AG, die Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG (Porsche AG) und die TRATON SE betreiben für sich und ihre Tochtergesellschaften eigene Aufklärungs-Offices. Zudem existiert ein eigenes regionales Aufklärungs-Office bei der Volkswagen (China) Investment Company Ltd. Es bearbeitet Hinweise, die chinesische Tochtergesellschaften der Volkswagen AG sowie der AUDI AG betreffen.

Das jeweilige Aufklärungs-Office beauftragt im Einzelfall auch unabhängige Dritte mit Untersuchungen, etwa Rechtsanwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Dies kann speziell dann vorkommen, wenn Fälle außergewöhnlich komplex sind — insbesondere mit unmittelbar drohenden rechtlichen Folgen für den Volkswagen Konzern (zum Beispiel bei besonders schwerwiegenden Korruptionssachverhalten oder möglichen Verstößen gegen das Kartell- und Wettbewerbsrecht). Ein IT-System, interne Kontrollen sowie das Mehr-Augen-Prinzip unterstützen die Aufklärungs-Offices beim Bearbeiten der Hinweise.

Konsequenzen bei Fehlverhalten

Nachgewiesenes Fehlverhalten kann, je nach Schweregrad, durch eine Verwarnung, einen Verweis oder eine Kündigung sanktioniert werden. Bei Bedarf folgen nach sanktionierten schweren Regelverstößen strukturierte Ursachenanalysen, um solche und ähnliche Vorfälle zukünftig zu verhindern.

Der Volkswagen Konzern gewährleistet allen Hinweisgebenden sowie den Personen, die sie unterstützen oder die an der Untersuchung beteiligt sind, Schutz vor möglichen Repressalien, die aus ihrer Meldung resultieren könnten. Dieser Schutz ist in der Konzernrichtlinie Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns festgelegt und im Code of Conduct beschrieben. Verstöße gegen dieses Benachteiligungsverbot werden als Verdacht auf schwerer Regelverstoß behandelt und entsprechend geahndet. Zudem berücksichtigt der Volkswagen Konzern durch die Bestimmungen in dieser Konzernrichtlinie internationale Gesetze zum Hinweisgeberschutz, wie die EU-Direktive zum Hinweisgeberschutz, die entsprechenden nationalen Umsetzungsgesetze sowie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Die Verantwortung für das Thema Schutz von Hinweisgebenden liegt bei der Group Integrity & Compliance Organisation. Diese gehört zum Vorstandsressort „Integrität und Recht“.

Beschwerdemechanismus für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verstöße

Das Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden hinsichtlich menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken und Verstöße im Hinweisgebersystem orientiert sich an den Effektivitätskriterien der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und wird durch eine Verfahrensordnung klar beschrieben.

Informationen werden kontext- und zielgruppengerecht bereitgestellt. Über die Verfahrensordnung haben die Zielgruppen Zugang zu den notwendigen Informationen, um am Beschwerdeverfahren teilzunehmen inklusive Informationen zum Zeitrahmen des Verfahrens.

Nach Eingang einer Beschwerde über die vom Hinweisgebersystem betreuten Meldekanäle wird diese zunächst dokumentiert. Betrifft die Beschwerde einen Sachverhalt ohne Beschäftigtenfehlverhalten im eigenen Geschäftsbereich, leitet das Hinweisgebersystem die Beschwerde unverzüglich an die jeweils zuständige Stelle innerhalb des Konzerns weiter, die thematisch für die Bearbeitung der Beschwerde zuständig ist. Beschwerden mit potenziellem Beschäftigtenfehlverhalten im eigenen Geschäftsbereich werden durch das Hinweisgebersystem bearbeitet. Jeder Fall wird, sofern eine Kontaktmöglichkeit besteht, mit dem Beschwerdeführer erörtert. Die hinweisgebende Person wird über die Bearbeitung und den Ausgang informiert, wobei größtmögliche Transparenz, unter Einhaltung des need-to-know-Prinzips, angestrebt wird. Nach Abschluss ist der zuständige Fachbereich dazu verpflichtet, den Fall zu dokumentieren. Zur Ahndung von Regelverstößen besteht ein Maßnahmenkatalog, der unter Berücksichtigung lokaler Rechtsvorschriften erstellt wurde und konzernweit umgesetzt ist.

Der Volkswagen Konzern bietet ein webbasiertes Training zu Menschenrechten an, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten die Strukturen und Verfahren kennen und ihnen dahingehend vertrauen, ihre Anliegen oder Bedürfnisse mitzuteilen und prüfen zu lassen. Dieses Training erläutert ausführlich alle verfügbaren Kontaktmöglichkeiten.

Der Volkswagen Konzern verfügt mit einer Konzernrichtlinie und der Verfahrensordnung für den Beschwerdemechanismus über ein Konzept zum Schutz von Einzelpersonen gegen Vergeltungsmaßnahmen, das auch Arbeitnehmervertreter umfasst.

Entscheidungsträger im Unternehmen werden regelmäßig über schwerwiegende menschenrechtsbezogene Pflichtverletzungen des Unternehmens informiert.

Das Verfahren wird auf seine Wirksamkeit überprüft. Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können an die Aufklärungs-Offices gerichtet werden. Wer im Rahmen einer Untersuchung interviewt wurde, hat außerdem die Möglichkeit, dem Ombudsmann als unabhängige Stelle Feedback zu geben.

Maßnahmen: Schutz von Hinweisgebenden

Das primäre Ziel des Hinweisgebersystems besteht darin, die Meldung und Untersuchung von potenziell schwerem Fehlverhalten auf eine faire, transparente und effiziente Art zu ermöglichen. Dabei soll gleichzeitig der Schutz für die Hinweisgebenden, die Beschäftigten, und die Personen, welche die Hinweisgebenden oder die Untersuchungen unterstützen, sowie die Betroffenen gewährleistet werden.

Die Konzernrichtlinie zum Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns gilt für alle kontrollierten Gesellschaften und Beschäftigten und ist in allen kontrollierten Konzerngesellschaften umzusetzen. Sie regelt abschließend und umfassend die Tätigkeit sowohl der Aufklärungs-Offices als auch der untersuchenden Einheiten bei der Untersuchung von potenziellen Regelverstößen, die über die Eingangskanäle des Hinweisgebersystems eingehen. Sie enthält Standards sowie allgemeine Verfahrensregeln für die Ausgestaltung des konzernweiten Hinweisgebersystems und interner Untersuchungen im Volkswagen Konzern und regelt die dafür festzulegenden Zuständigkeiten. Sie legt darüber hinaus Prozessbeteiligte des Hinweisgebersystems fest, unter anderem die Rechtsabteilung, die Interne Revision, die Sicherheitsabteilung, das Personalwesen und die Compliance-Abteilung.

Kommunikation

Innerhalb des Volkswagen Konzerns wird regelmäßig zu den Themen Integrität und Compliance kommuniziert. Ziel ist, das Bewusstsein der Beschäftigten für angemessenes Verhalten sowie für die Unternehmensregeln und -werte zu schärfen und dafür zu sensibilisieren. Dies beinhaltet insbesondere auch Kommunikationsmaßnahmen zum Hinweisgebersystem, wie beispielsweise die interne sowie externe Kommunikation der Meldekanäle und der Arbeitsweise des Hinweisgebersystems. Des Weiteren sind die Meldewege und weiterführende Informationen jederzeit auf der Webseite des Volkswagen Konzerns öffentlich zugänglich.

Ein eigenes, externes Format ist der „ComplianceXChange“, ein Austausch von Fachexpertinnen und -experten mit anderen DAX-Unternehmen oder europäischen Unternehmen nach vorheriger rechtlicher Prüfung zu unterschiedlichen Schwerpunktthemen, beispielsweise zum Hinweisgebersystem.

Der Volkswagen Konzern hat Mindeststandards basierend auf verschiedenen rechtlichen und fachlichen Anforderungen sowie bewährten Praktiken definiert, die je nach Standort der Gesellschaft – innerhalb oder außerhalb der EU – Anwendung finden. Jede Gesellschaft ist verpflichtet, zu überprüfen, ob länderspezifische oder andere lokale rechtliche Anforderungen vorliegen und die entsprechenden Informationen gegebenenfalls angepasst werden müssen.

Der Konzernvorstand und der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats erhalten vierteljährlich zu ihren Sitzungen einen aktuellen statistischen Bericht über das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns.

Schulungen zum Hinweisgebersystem

Um sicherzustellen, dass alle Beschäftigten über das Hinweisgebersystem informiert sind, bietet das Unternehmen entsprechende Schulungen an. Das für alle Beschäftigten obligatorische Code-of-Conduct-Training umfasst die Erläuterung des Hinweisgebersystems, der Meldekanäle und der Verfahrensgrundsätze. In dieser Schulung werden zudem die rechtlichen Konsequenzen bei Benachteiligung von Hinweisgebenden verdeutlicht. Beschäftigte, die wegen ihrer Tätigkeit häufig mit Regelverstößen in Kontakt kommen können, erhalten ein vertiefendes Training. Dazu gehören zum Beispiel Beschäftigte in den Bereichen Revision, Sicherheit, Personalwesen, Rechtswesen oder der Group Integrity & Compliance. Die Teilnahme an Pflichtschulungen wird nachverfolgt.

Ziele: Schutz von Hinweisgebenden

Ziele werden grundsätzlich vom Volkswagen Konzern dort entwickelt, wo ein Bezug zu seinen Strategien besteht. In Bezug auf den Schutz von Hinweisgebenden sind derzeit keine messbaren ergebnisorientierten Ziele im Sinne der ESRS festgelegt. Die Effektivität der Management­konzepte und Maßnahmen in Bezug auf die im Rahmen der im Berichtsjahr durchgeführten Wesentlichkeitsanalyse identifizierten positiven Auswirkung wird aktuell nicht nachverfolgt.